Un ordine d'acquisto indica ciò che l'azienda ha chiesto al fornitore. Il DDT descrive ciò che il fornitore ha spedito; la fattura indica ciò che chiede di pagare. Il three-way matching mette in relazione questi dati prima della registrazione o approvazione della fattura. Il lavoro difficile inizia quando quantità, codici o prezzi non coincidono.
Questa guida entra nel confronto operativo delle righe. Per il quadro generale della fatturazione passiva e dei suoi responsabili, parti dalla guida introduttiva.
I tre documenti e cosa provano
| Documento | Dato da confrontare | Limite da ricordare |
|---|---|---|
| Ordine d'acquisto | Fornitore, articolo, quantità, unità di misura e prezzo concordato | Può essere modificato o evaso in più consegne |
| DDT | Articoli e quantità dichiarati per la spedizione | Va distinto dalla quantità effettivamente accettata in ricezione |
| Fattura fornitore | Articoli, quantità e prezzi richiesti al pagamento | Una fattura può coprire più DDT o solo parte dell'ordine |
Il DDT aiuta a collegare la spedizione all'ordine. Per confermare ciò che è stato realmente ricevuto servono anche i dati di ricezione del magazzino o la prova di accettazione usata dall'azienda. Un DDT presente non rende automaticamente corretta la fattura.
Come confrontarli per riga
- Collega i documenti: identifica fornitore e riferimenti d'ordine, anche quando sono scritti in modo diverso.
- Normalizza gli articoli: confronta codici del fornitore e codici interni usando una mappatura verificata.
- Allinea le unità: converti confezioni, pezzi o chilogrammi con regole approvate, conservando il valore originale.
- Somma le ricezioni: gestisci più DDT e consegne parziali sulla stessa riga d'ordine.
- Confronta la fattura: verifica quantità e prezzo rispetto a ordine e merce accettata; segnala lo scostamento preciso.
- Assegna l'eccezione: indirizza il caso ad acquisti, magazzino o amministrazione e registra la decisione.
I controlli devono essere definiti per tipo di acquisto. Un servizio senza DDT, per esempio, richiede una conferma di prestazione diversa dalla ricezione di merce.
Esempio di consegna parziale
Esempio illustrativo, non un caso cliente: l'ordine prevede 100 pezzi a 10 € ciascuno. Il DDT e la ricezione confermano 80 pezzi; la fattura ne addebita 100. Il prezzo unitario coincide, ma 20 pezzi fatturati non risultano ricevuti. La fattura va segnalata per verifica: potrebbero mancare un secondo DDT o una registrazione di magazzino, oppure servire una correzione del fornitore. Nessuna di queste ipotesi va scelta dal sistema senza evidenza.
Se arrivano più consegne, il confronto considera la quantità ricevuta cumulata e quella già fatturata. Questo evita di trattare ogni DDT come un ordine separato o di approvare due volte la stessa riga.
Le eccezioni più comuni
- Ordine assente o riferimento errato: recupera il PO corretto prima di associare le righe.
- Codice articolo diverso: verifica la mappatura fornitore-articolo interno, senza affidarsi solo alla descrizione.
- Unità di misura diversa: esplicita il fattore di conversione e chi lo ha approvato.
- Consegna parziale o reso: confronta ricevuto e accettato, non solo spedito.
- Prezzo o sconto difforme: confronta la fattura con la versione valida dell'ordine.
- Possibile duplicato: controlla identificativi della fattura e righe già registrate.
Tolleranze su quantità e prezzo, quando ammesse, devono essere decise dall'azienda per categoria e fornitore. Una differenza dentro soglia resta visibile e tracciabile.
Cosa automatizzare e cosa verificare
Acquisizione dei documenti, estrazione dei campi, proposta di abbinamento e segnalazione delle differenze possono ridurre il confronto manuale. La decisione su una discrepanza commerciale, una ricezione contestata o una registrazione contabile resta al responsabile definito nel processo. Conserva il collegamento alla riga e al documento originale, così chi interviene può capire perché il caso è stato fermato.
TypeLens si occupa dell'acquisizione e della comprensione dei documenti aziendali: nella gestione dei DDT e nell' automazione delle fatture puoi vedere i flussi disponibili. In una demo verifica sul tuo campione quali campi, abbinamenti e controlli sono configurabili per il tuo ERP.
Come misurare il processo
- quota di righe abbinate a ordine e ricezione senza correzioni;
- eccezioni per causa, fornitore e tempo di risoluzione;
- fatture in attesa di DDT o conferma di ricezione;
- rettifiche dopo la registrazione;
- tempo dalla ricezione della fattura all'approvazione.
Parti da un campione reale, includendo consegne parziali e documenti difficili. Misura il risultato completo, compreso il tempo di revisione, invece di fermarti all'accuratezza dell'estrazione.